「ドイツで就職するために必要なプロセス」をnoteに書きました。
ドイツで就職するために必要なプロセス

こんにちは、めがねです。

ドイツで就職活動をしていると、Reference Letterを準備する必要があるか、という疑問が湧くタイミングがあると思います。あると良いですし、おそらく準備できるものだと思うので、準備しておくと良いと思います。

そして、Referece Letterをどうやって準備すれば良いのか、はじめての事で分からない事がありますよね。

この記事では、そもそもReference Letterとは何なのか、という点から、Reference Letterの準備手順まで書いていきます。

Reference Letterとは

Reference Letterとは、求職者（例えば僕）の仕事に対する態度や性格を、良く知っている第三者が書くもので、求職者のパフォーマンスや人となりを裏付けるものです。

直訳すると、「照会状」ですが、「推薦状」と呼んでもよいでしょうね。

一般的には、求職者が企業に応募する際に必要であったり、あるいは大学院に進学する際に必要であったりします。

ドイツで就職活動をしていると、求人に応募する際に、応募先の会社から提出を求められる事があります。そのため、仕事を探しはじめるタイミングまでには、Reference Letterを準備しておくと良いと思います。

Letter of Recommendationとの違い

Reference LetterとLetter of Recommendationの大きな違いは、「Reference Letter」は不特定の受取人に対して書かれるもので、「Letter of Recommendation」が特定の受取人に対して書かれるものだという事です。

例えば、ある特定の大学院のMBA受験のために必要書類を提出する際に、Letter of Recommendationを準備する必要があったりします。

勤務証明書との違い

既に転職された経験のある方はご存知かと思いますが、会社を退職する際に「勤務証明書」なるものが会社から発行される事があります。

「勤務証明書」には、主に以下の内容が書かれております。

• 勤務期間
• 業務内容
• 最後の給与の額

これは、退職後に会社から郵送で送られてくるものです。ですので、在職中に転職活動をしている、という事であれば、現時点で所属している会社の「勤務証明書」は勿論ありませんので、応募した会社がこの書類を求めることは基本的にはありません。

ただ、転職後に新しい会社から提出を求められる事があるので、大事に保管しておきましょう。

ドイツ語で、「arbeitszeugnis」と呼ばれるものですね。

この「勤務証明書」は、Reference Letterとひとくくりで「References」と呼ばれたりすることもあります。

Reference Letterと「勤務証明書」の違いは、「Reference Letter」が個人に書いてもらうもので、「勤務証明書」は、会社に発行してもらうものですね。

Reference Letterを提出するタイミング

先にも書きましたが、ドイツで就職活動をしていると、求人に応募する際に、応募先の会社からReference Letterの提出を求められる事があります。

ですので、Reference Letterを応募先に提出するタイミングは、CV、Cover Letterと同じタイミングです。

Reference Letterはどういう風に使われるのか

CVやCover Letterと同時にReference Letterを受け取った人事、あるいは採用担当者は、Reference Letterの書き手に直接コンタクトを取る事があります。

求職者の人となり、業務態度について、生の声を聞き、採用プロセスを次の段階へ進めるべきか判断するためですね。

そのため、Reference Letterに正しい情報を載せることは勿論のこと、推薦者の方には、応募先の会社から連絡がある可能性がある旨を予めきちんと伝えておくべきでしょう。

それでは、Reference Letterの準備手順について、僕の経験を交えながら書いていきます。

Reference Letterの準備手順

推薦者を決めてコンタクト

ドイツで就職活動をする際には、Reference Letterを3通準備しておくと安心だと思います。

僕の場合は、前職の先輩2人、そして大学院の先輩1人の計3人にReference Letterの推薦者になってもらう事にしました。

そして、できる限り直接会ってお願いできると良いですね。

また、相手が多忙な人であれば、Reference Letterのドラフトはこちらで準備する旨、伝えてあげるとスムーズに事が運ぶのではと思います。

これ以降、「Reference Letterのドラフトをこちらで準備する」、という前提で書いていきます。

推薦者に見てもらうCVを作る

できあがったReference Letterのドラフトを推薦者に送って、サインをください、というだけでは、推薦者の方がとても困ります。

先にも書きましたが、Reference Letterを受け取った人事、あるいは採用担当者は、Reference Letterの推薦者に直接コンタクトを取る事があります。

そのため、たとえ一緒に仕事をした経験がある同僚であっても、彼ら彼女らには、求職者（例えば僕）が仕事に対してどういう貢献をしてきたのか、きちんと理解してもらっておく必要があります。

ですので、CVはあらかじめ準備しておきましょう。CVを準備する方法は、以下の記事が参考になると思います。

【保存版】ドイツで転職を経験した僕が考える、ヨーロッパで就職できる英文レジュメの書き方（テンプレート付き）

Reference Letterのドラフトを準備する（テンプレ付き）

先ずは、Reference Letterのサンプルを載せます。

上の画像のとおり、Reference Letterに載せる項目は以下です。

• 誰について書いたものか
• 推薦者と推薦される側の関係は
• 推薦される側（求職者）は仕事上どういう役割だったのか
• 推薦される側（求職者）が仕事に与えたインパクトはどういうものか
• 問題なく推薦できる、という一文
• 推薦者のサイン
• 推薦者のコンタクト先

以上の要点を押さえながら、ご自身の言葉でReference Letterを書かれると、とても良いものが出来上がると思います。

Reference Letterをプロに添削してもらう

Reference Letterを一旦形にすることができました。

ここで、たとえ英語に自信があったとしても、もし僕のようにNon-nativeであれば、Nativeの先生に添削してもらうと良いでしょう。

僕の場合は、以下のサイトで見つけた先生に、Reference Letterの添削、そしてCV、Cover Letterの添削をお願いしました。

phoneboxlanguage

推薦者にサインをもらいフォローアップ

英語の添削が終われば、後は推薦者にサインを頂くだけです。CVとReference Letterのドラフトを推薦者に送り、問題なければサインを頂いて送り返してもらえば良いですね。

「書き手」となっていただいた推薦者の方には、後日あらためてお礼を伝えると良いでしょうね。

まとめ

この記事では、ドイツでの就職活動で使えるReference Letterの準備手順を紹介しました。

ちなみに、「誰かに推薦してもらう」という点については、LinkedInのRecommendations機能を活用することもとても効果的です。

LinkedInについては、別記事で書こうと思います。

最後に

ドイツで就職活動をされている方には、以下の記事も参考になると思います。

note ドイツで就職するために必要なプロセス

ドイツ現地採用はおすすめです。

CVの書き方
【保存版】ドイツで転職を経験した僕が考える、ヨーロッパで就職できる英文レジュメの書き方（テンプレート付き）

カバーレターの書き方
ヨーロッパで就職できる英文カバーレターの書き方（テンプレート付き）

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ドイツで求人情報を見つける方法